Transition numérique et dirigeants de TPE et PME : où en est-on ?

La perception du numérique par les dirigeants de TPE/PME

La marque employeur désigne la perception qu’une entreprise incarne en tant qu’employeur, à la fois parmi ses collaborateurs, son écosystème et en externe. Elle repose sur divers facteurs tels que le traitement réservé aux nouveaux arrivants, la culture d’entreprise, ainsi que l’expérience globale vécue par l’ensemble des collaborateurs. Jeff Bezos, fondateur d’Amazon, dit : « Votre marque n’est pas ce que vous dites qu’elle est, c’est ce que Google dit qu’elle est. Et ce que les employés disent à leurs amis. »

Les dirigeants de TPE/PME perçoivent le numérique à la fois comme une opportunité et un défi. Pour bon nombre d’entre eux, la transition numérique ne se résume pas uniquement à l’acquisition de nouveaux outils technologiques ou à une présence en ligne. Elle englobe une transformation plus profonde, touchant à la fois la manière de communiquer avec les clients, de gérer les opérations internes, de commercialiser les produits et services, et d’innover.

Le baromètre publié par France Num, initiative nationale pour la transformation numérique des TPE PME françaises, indique qu’en 2022, 81% des dirigeants de TPE et PME estiment que le numérique représente un réel bénéfice. En outre, ce bénéfice se traduit par l’optimisation de l’efficacité opérationnelle via la digitalisation et l’automatisation des tâches, mais également grâce à la visibilité apportée par les plateformes en ligne et les réseaux sociaux.

Digitalisation : de nombreuses opportunités au service des petites entreprises

Une productivité renforcée des TPE/PME

La transition des petites entreprises vers des processus numériques est en marche. Elle peut non seulement optimiser la productivité, mais aussi ouvrir de nouvelles opportunités de croissance et d’innovation.

Parmi les nombreux avantages de la digitalisation, l’optimisation de la gestion des ressources pour la production est l’un des plus marquants. L’automatisation des tâches « répétitives » réduit les erreurs humaines et offre la possibilité aux collaborateurs de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée. C’est un combo gagnant ! Ainsi, l’implémentation de logiciels de Gestion Électronique des Documents (GED) ou de Customer Relationship Management (CRM) tels que nous l’avons accompagné dans le cadre de la transformation digitale de DISCAC, leur a permis d’optimiser leur temps, d’augmenter leur productivité tout en réduisant les délais de production et les coûts associés.

Autre pilier de la transformation numérique, la collaboration entre les différents services ou sites des entreprises a profondément été améliorée. Accès facilité à l’information, communication en temps réel, travail simultané sur un même document, les outils numériques aident les équipes dispersées géographiquement à travailler ensemble de manière plus efficace. Les plateformes de travail collaboratif telles que Microsoft Teams, Slack ou Notion englobe de nombreuses fonctions telles que le partage de documents, de notes, de projets, la planification de réunions virtuelles. Elles permettent de coordonner les efforts des salariés quel que soit le lieu où ils se trouvent et en temps réel. Dans ce contexte, les entreprises n’hésitent plus à embaucher de nouveaux talents éloignés d’un site tant les solutions digitales ont évolué.

Mais le renforcement de la productivité des TPE/PME passe aussi par une gestion centralisée et sécurisée des données de l’entreprise. Informations clients, transactions financières, données de production, la digitalisation des datas des TPE-PME donne, aujourd’hui, l’opportunité aux dirigeants et responsables de suivre leurs performances opérationnelles, mais également d’anticiper les besoins des clients. La mise en place de systèmes de gestion intégrés (ERP) ou de solutions d’analyse de données avancées a pour effet de mieux identifier les tendances du marché, de prévoir la demande future et d’ajuster leur stratégie en conséquence.

Une communication interne plus fluide et plus engageante

Les dirigeants de TPE et PME ont également constaté que le digital avait pour effet d’optimiser les flux de communication interne à l’entreprise (Baromètre France Num) :

• 59% des dirigeants sondés estiment que le numérique facilite la communication au sein de l’entreprise
• Et 78% d’entre eux indiquent que le numérique permet d’améliorer la communication de l’entreprise avec ses clients

Les outils numériques tels que les plateformes collaboratives, les messageries instantanées ou encore les logiciels de gestion de projet facilitent la transmission et l’échange d’informations entre les différents services de l’entreprise, ainsi qu’avec les partenaires externes.

Depuis la pandémie de Covid-19, le télétravail est devenu une pratique courante dans de nombreuses entreprises. Pour faciliter la communication et la collaboration à distance, les entreprises ont donc largement adopté des outils collaboratifs. D’après une étude menée en juin 2022 par le BCG et le MEDEF, 73% des entreprises ont mis en place des outils de communication et de travail collaboratif pendant la crise. Cette mise en place a permis aux collaborateurs de rester connecté, de faciliter les échanges et de maintenir une productivité à distance.

En 2022, 85% des dirigeants de TPE-PME interrogés connaissent le cloud, mais seulement 38% l’utilisent (Baromètre France Num, 2022). Le cloud joue un rôle important dans la facilitation des échanges et de la productivité des collaborateurs à distance. Grâce au cloud, les entreprises peuvent stocker et partager des fichiers en ligne, accéder à des logiciels de travail à distance, et collaborer plus facilement avec des collègues, même s’ils sont géographiquement éloignés.

Le TPE et PME ont bien compris les bienfaits de la digitalisation pour améliorer la fluidité et la transparence de la communication interne, mais également pour booster l’engagement des employés.

L’implémentation de réseaux sociaux d’entreprise en est un autre exemple. Il facilite la création de communautés virtuelles où les idées circulent librement et renforce le sentiment d’appartenance et la culture d’entreprise. Ces espaces numériques deviennent des lieux de partage et de reconnaissance du travail de chacun, où la voix de chaque collaborateur peut être entendue et valorisée. En définitive, la transformation numérique n’est pas seulement un moyen d’efficacité, elle est devenue un catalyseur pour une culture d’entreprise plus connectée et résiliente.

Les obstacles à éviter pour relever le défi du numérique

Nombreux sont les défis auxquels doivent faire face les dirigeants de TPE/PME pour réussir leur transformation numérique :

La réalisation d’une transformation numérique réussie implique non seulement de reconnaître et de surmonter les enjeux propres à la digitalisation, mais aussi d’éviter certains pièges courants, tels que :

• Sous-estimer l’investissement (temporel et financier) que celui-ci implique
• Négliger la veille concernant les dispositifs d’aides activables
• S’engager trop rapidement dans la mise en œuvre du projet de transformation numérique sans une définition précise des besoins

Ne pas négliger l’investissement de la digitalisation

Pour les TPE-PME, la transition numérique peut souvent être considérée comme un investissement important. Cependant, il est nécessaire de comprendre que la définition et la mise en œuvre d’une stratégie digitale et l’adoption de nouvelles technologies peuvent offrir de nombreux avantages à long terme :

• Une meilleure efficacité opérationnelle
• Une plus grande flexibilité
• Une plus grande visibilité
• Une amélioration de la satisfaction client

Pourtant, seule une minorité de dirigeants semblent avoir conscience de la nécessité d’investir pour adapter le fonctionnement de leur entreprise, les produits/services, les outils et les compétences de leurs salariés à la digitalisation de leur secteur. Lorsqu’ils envisagent de tels investissements, leur attention se porte généralement exclusivement sur l’acquisition de nouveaux outils technologiques.

Pourtant, la transition digitale d’une entreprise comprend bien plus de volets. Elle nécessite une transformation complète des processus, une révision stratégique des pratiques de gestion et un engagement vers la culture numérique à tous les niveaux de l’organisation. Cela implique de former et de requalifier les collaborateurs pour qu’ils maîtrisent les nouvelles technologies, mais aussi d’adopter une mentalité plus agile et réceptive au changement.

Un investissement intelligent dans la digitalisation englobe aussi la sécurité des données, l’amélioration de l’expérience client à travers des interfaces utilisateurs optimisées et l’intégration de systèmes pour une meilleure analyse des données. En somme, c’est une vision holistique et proactive qui ouvrira la voie à une croissance soutenue et à une compétitivité accrue sur le marché.

Bien souvent, si nous prenons le prisme unique de celui du changement d’outils, les dirigeants tendent aussi à négliger les étapes préliminaires, telles que la définition précise des besoins via un cahier des charges détaillé, et la mise en œuvre d’un processus d’intégration qui inclut l’adoption de l’outil par les utilisateurs et leur formation. Sans une compréhension approfondie de ces phases amont et aval, la chance que le projet soit une réussite est fortement réduite.

Cependant, bien que la transformation numérique exige un investissement habituellement plus conséquent que ce qui a été imaginé par les chefs d’entreprise, des dispositifs d’aides existent pour soutenir les entreprises dans cette nécessaire transition.

La méconnaissance des dispositifs d’aides à la transformation numérique des entreprises

Il existe des programmes de financement et des aides publiques pour aider les entreprises à financer leur transition numérique. Des subventions ou des crédits d’impôt sont, par exemple, proposés par l’État pour encourager les entreprises à investir dans des équipements numériques et dans la formation de leurs collaborateurs. Il est souvent constaté que les TPE et PME sont mal informées sur ces dispositifs d’aides.

Selon une étude menée par le MEDEF et BCG (2022), 56% des entreprises indiquent ne pas connaitre les aides disponibles à la transition numérique du plan de relance, et seulement 10% d’entre eux ont déjà bénéficiés d’une aide ou d’un accompagnement. Cela, alors que 42% expriment un besoin de financement.

Se précipiter dans un projet de transformation numérique

Dans un contexte de la transformation digitale, il est compréhensible que les entreprises cherchent à adopter rapidement les dernières technologies pour rester compétitives. Cependant, il est important de ne pas vouloir aller trop vite dans le déploiement d’un projet de transformation et de prendre le temps de bien définir son besoin.

Précipiter la mise en place d’un projet de transformation numérique peut entraîner des erreurs coûteuses et des échecs. D’ailleurs, selon une étude menée par McKinsey, 70% des projets numérique échouent. Il est donc essentiel de bien comprendre les besoins et les objectifs de l’entreprise et d’identifier les contraintes et les opportunités avant de se lancer dans un tel projet. Le respect de quelques étapes stratégiques sont indispensables pour garantir la réussite de son projet de transformation numérique :

L’œil de DIGITALL Conseil : comment réussir sa transformation numérique

Les dirigeants de TPE/PME anticipent le nécessité de s’adapter à la transition numérique, mais ne sont pas pour autant encore totalement convaincus et n’adoptent donc pas suffisamment ce changement de paradigme malgré l’enjeu majeur que représente leur mutation digitale.

Cette vision contradictoire des dirigeants de TPE/PME quant aux enjeux de la transition numérique nous montre l’importance d’initier une vraie démarche pédagogique, qui doit être portée par les experts du digital.

Cabinet de conseil, agence digitale, fournisseur de solutions technologiques, organisme de formation, tous les acteurs du digital ont ainsi un rôle à jouer dans l’accompagnement des entreprises et notamment des plus petites. Ce n’est que par le biais d’une démarche pédagogique et collaborative, à travers laquelle les experts du digital et les entreprises fonctionneront sur un mode partenarial, que la transition numérique pourra être adoptée et comprise par le plus grand nombre.

L’un des principaux enjeux pour les professionnels du digital sera de réussir à faire prendre conscience aux dirigeants d’entreprise des bénéfices induits par le numérique :

• Stratégique : sa vision d’entreprise à long terme ;
• Culturelle : ses valeurs ;
• RH : ses compétences métiers ;
• Matérielle : ses outils ;
• etc.

Les dirigeants restent pour autant les « moteurs » d’une transition digitale réussie. Leur concours et leur adhésion au principe-même d’intégration du digital à l’ADN de leur entreprise, représentent deux facteurs clés de succès à considérer.

Sources : 

• Rapport Sortlist 2022 : « Entreprise sans site web : le point sur l’accélération digitale »

• Baromètre France Num 2022 : « Le numérique dans les TPE PME (0 à 249 salariés)« 

• Baromètre de l’ACSEL, 2022 : « Baromètre Croissance & Digital« 

• Enquête BCG et MEDEF 2022 : « Transformation digitale, les PME doivent accélerer« 

• Article McKinsey « The how of transformation«