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Transformation digitale

Digitalisation du travail d’équipe : 3 logiciels clés dont les PME peuvent s’emparer rapidement pour booster leur performance

01 décembre 2020

L’année 2020 fut un révélateur important de l’importance du numérique pour les entreprises, en particulier pour les PME. Une étude réalisée cette année indique que 75% des PME accélèrent la numérisation de leurs activités suite à la crise sanitaire (source : Cisco, 2020 Small Business Digital Maturity Study). Mais les défis pour les PME demeurent nombreux : manque de connaissances numériques & de compétences adaptées, peu de temps à y consacrer, quelle allocation budgétaire mettre en oeuvre, etc.
Comment démarrer cette numérisation des activités, dans ce contexte économique plein d’incertitudes ? Face aux changements rapides et structurants que nous rencontrons, il est impératif aujourd’hui d’accélérer la capacité de votre organisation à collaborer, pour définir les solutions adaptées et les mettre en œuvre. Le numérique, par sa rapidité intrinsèque, constitue un levier puissant pour vous aider face à cet impératif.

Dans cet article, nous vous présentons 3 grandes familles d’outils clés pour la digitalisation du travail en équipe :

  • La messagerie collaborative, pour une communication fluide et structurée
  • Les logiciels de gestion collaborative de projets ou tâches, pour organiser le travail en équipe
  • Les outils de partage de document, pour un référentiel commun et une co-création facilitée

I/ Digitaliser le travail en équipe avec un logiciel de messagerie collaborative

Un travail en équipe efficace passe d’abord par des échanges d’informations et des conversations fluides entre les collaborateurs. Pour une équipe de quelques personnes seulement, une bonne communication est bien sûr possible en présentiel, de vive voix, ou par email, mais ces modes d’échange atteignent vite leurs limites : pas de référentiel commun pour la communication verbale, manque de structure dans les échanges par email, qui consomment au final beaucoup de temps. Ces limites deviennent de plus en plus contraignantes au fur et à mesure du déploiement du télétravail, ou par les aléas communs de la vie en entreprise : absences des collaborateurs, nouvelles recrues, développement du nombre de sujets de discussions, etc.

La boite email devient alors la « voiture balai » pour tenter de garder tout le monde dans la boucle, mais au prix d’un volume croissant d’emails peu priorisés ou ciblés, avec un impact global négatif sur la productivité de vos équipes. C’est à ce problème que la messagerie collaborative apporte une solution.

Les fonctionnalités et bénéfices principaux d’un logiciel de messagerie collaborative

L’outil de messagerie collaborative va permettre de structurer les échanges au sein de votre entreprise, et de favoriser une dynamique de travail en commun. Voici comment :

Structure claire de l’information

En structurant les conversations écrites par thème (concrètement, 1 thème = 1 canal de conversation doté d’un titre définissant le thème traité), la messagerie collaborative permet à chaque collaborateur de suivre et de participer uniquement aux échanges de groupes qui sont pertinents pour ses responsabilités, notamment grâce à une gestion individuelle des ‘abonnements’ aux différents canaux thématiques, et des notifications. Les conversations sont triées par canal, et sont donc beaucoup plus faciles à prioriser par chacun. La tension entre «Je veux être tenu au courant, alors s’il vous plaît mettez-moi en copie» et «Je reçois beaucoup trop d’emails, alors arrêtez de me mettre en copie sur tout» disparaît.

Historisation des messages

L’accès à tous les messages passés postés au sein d’un canal thématique constitue une ressource commune permettant à chaque collaborateur d’interagir avec telle ou telle conversation en en connaissant le contexte, et à son propre rythme (en mode « chat » instantané avec ses collègues, ou de façon asynchrone, selon sa disponibilité)

Communication centrée sur la collaboration

L’organisation thématique des échanges, ainsi que la nature plus informelle des conversations en groupe dans la messagerie, suscitent une posture plus collaborative au sein des équipes, comparée aux comportements souvent conflictuels observés dans le mode email.

Echanges transverses entre organisations

La possibilité d’inviter des collaborateurs externes à votre entreprise (comme des fournisseurs, des prestataires, des partenaires, des clients) étend les bénéfices de ce type d’outil à l’ensemble des parties prenantes, pour un thème donné, en supprimant les silos organisationnels.

Echanges individuels directs 

La plupart des messageries collaboratives permettent également à 2 collaborateurs d’échanger directement entre eux (en dehors d’une conversation de groupe), où qu’ils soient, en mode texte mais aussi via un appel audio ou vidéo, en 1 click, favorisant ainsi une collaboration fluide, et informelle.

La force de la messagerie collaborative réside dans sa structuration des échanges et la nouvelle dynamique qu’elle favorise entre les collaborateurs : les canaux de communication recentrent les conversations sur des thèmes précis, en ne laissant personne de côté, tout en donnant à chacun la marge de manœuvre pour optimiser son temps.  A la clé : une meilleure productivité de vos équipes. Pour digitaliser le travail en équipe, déployer un outil de messagerie collaborative est donc souvent la première étape dans la transformation nécessaire.

Exemple de 2 logiciels de messagerie collaborative parmi les plus populaires

Maintenant que vous connaissez un peu mieux le concept de la messagerie collaborative, passons à la pratique, avec 2 logiciels bien implantés sur ce marché : Slack et Microsoft Teams permettent tous les deux la centralisation de l’ensemble des conversations entre vos équipes. S’ils ont beaucoup de points communs, ces 2 logiciels ont des positionnements assez différents.

1. Présentation du logiciel Slack

L'interface utilisateur Slack

Crédit : Slack

Slack organise les échanges en équipe autour de canaux de communication, qui peuvent être regroupés en sections thématiques (par exemple par service, par projet, par client..) pour plus de clarté. Chaque canal est associé à une équipe de collaborateurs, qui peuvent être internes ou externes. Chaque canal peut être privé (accès sur invitation uniquement) ou public (le canal est ouvert à tous au sein de votre organisation). Enfin, Slack regroupe toutes les conversations directes (celles qui ont lieu en-dehors d’un canal) dans une section « Messages directs ». Son interface utilisateur claire est devenue un standard pour la messagerie collaborative.

Au-delà de ses fonctionnalités natives, Slack propose aussi des intégrations avec plus de 2000 applications tierces pour booster votre productivité, en synchronisant les informations entre Slack et les autres applications que vous utilisez. C’est là sa grande spécificité : Slack est une solution indépendante conçue pour être interopérable, qui s’adapte très bien à votre propre configuration applicative, et même avec les outils de Microsoft Office 365, ou ceux de Google Workspace (le nouveau nom pour ‘G Suite’).

2. Présentation du logiciel Microsoft Teams

L'interface utilisateur de Teams

Crédit : Microsoft

Dans Teams, l’entité clé est (logiquement) celle de l’équipe. Une équipe regroupe plusieurs collaborateurs (autour d’un projet, d’un client, d’une fonction..) et contient un ou plusieurs canaux de communication (qui sont automatiquement accessibles aux membres de l’équipe à laquelle ils appartiennent) pour structurer les échanges thématiques de l’équipe. Le parti pris est donc légèrement différent de celui de Slack, mais il offre un niveau de finesse équivalent dans la structuration des échanges.  Chaque canal dispose de plusieurs onglets configurables (conversations, fichiers, notes..) qui permettent d’organiser les différents types de contenus. Et tout comme Slack, Teams permet aussi d’avoir des conversations en dehors d’un canal, via sa section ‘Conversation’.

Au-delà de l’organisation des échanges entre collaborateurs, Teams se positionne comme une solution plus globale pour les besoins des équipes, avec une section dédiée aux fichiers partagés, la gestion des calendriers, et bien sûr la visio-conférence qui a connu un succès fulgurant avec l’essor massif du télétravail en 2020. C’est là qu’on voit la force de Teams :  l’outil est parfaitement intégré à la suite Microsoft Office 365, ce qui en fait une solution très efficace pour les clients utilisant déjà cette suite logicielle. C’est d’ailleurs ce qui explique son succès croissant auprès des entreprises qui ont choisi cet écosystème applicatif. Par exemple chaque collaborateur peut consulter son calendrier d’un seul clic dans Teams, grâce à la synchronisation native avec Outlook.

Les facteurs clés du choix de votre logiciel de messagerie collaborative

Il existe bien sûr de très nombreuses solutions de messagerie collaborative sur le marché. Pour bien choisir la vôtre, nous vous recommandons de vous intéresser à quelques critères clés :

  • Utilisez-vous déjà une suite logicielle (Microsoft, Google…) ? Il se peut que votre écosystème applicatif comporte déjà ce type d’outil, qui s’intégrera alors nativement avec les solutions que vous utilisez déjà.

 

  • Avez quelle ergonomie vous et vos équipes seront-ils le plus à l’aise ? Les interfaces utilisateurs proposées dans les solutions disponibles sur le marché reposent sur des choix de design très différents. N’hésitez pas à les explorer grâce aux nombreuses démos en ligne.

 

  • Quel est le niveau de sécurité souhaité au sein de la messagerie ? Les messages qui transiteront via la messagerie collaborative incluront des données sensibles, qui doivent être protégées. La gestion de l’identité des utilisateurs, le chiffrement des données, le dispositif de gouvernance des informations et des accès, l’emplacement de leur hébergement sont des éléments importants à vérifier.

 

  • La messagerie est-elle accessible facilement en mobilité? Le design est-il responsif (= il s’adapte sur mobile), ou existe-t-il une application mobile native suffisamment développée ?

 

  • Quel est le modèle tarifaire ? Assurez-vous de choisir une solution que vous serez en mesure de déployer pour l’ensemble de vos équipes, pour en tirer pleinement les bénéfices. La licence est-elle fixe ou par utilisateur ? Les comptes invités sont-ils payants ? La capacité de stockage des données incluse dans l’offre sera-t-elle suffisante pour les contenus que vos collaborateurs échangeront ?

Nos conseils pour un déploiement réussi

Pour que votre outil de messagerie collaborative soit le plus efficace possible pour le travail d’équipe, veillez à structurer votre logiciel dès le début du déploiement, en établissant une 1ère logique macro claire pour vous et vos collaborateurs (thèmes et canaux principaux, équipes associées). Faites un premier test avec une partie de votre équipe ou via un projet pilote puis affinez rapidement votre configuration au fur et à mesure de votre retour d’expérience.

N’hésitez pas à faire appel aux retours d’expérience de vos employés. Interrogez-les sur leurs ressentis, les irritants éventuels qu’ils rencontrent, les améliorations possibles qu’ils identifient. Les solutions de messagerie collaborative sont conçues pour être adaptables à votre organisation et vos processus métiers, et une approche ‘test and learn’ vous permettra d’en tirer le maximum de bénéfices.

Comme nous l’avons vu, la messagerie collaborative permet de structurer et fluidifier les échanges entre collaborateurs. Pour aller plus loin dans la digitalisation du travail d’équipe, il convient aussi de prendre en charge les actions de vos équipes et leur coordination. C’est là qu’interviennent les outils de gestion collaborative des projets et des tâches.

II/ Digitaliser le travail en équipe avec un logiciel de gestion des projets et des tâches

Le succès du travail en équipe repose sur une définition et une compréhension partagées des objectifs, des responsabilités claires, et un référentiel commun de la planification des actions de chacun. Ces trois piliers doivent être complétés par une grande agilité pour adapter la répartition et la coordination du travail aux aléas du marché. Cette agilité est au cœur des solutions de gestion des projets et des tâches, qui vous permettront de répondre facilement aux nombreuses questions que vous vous posez sur vos projets :

  • «Où en est l’avancement du projet ? »
  • « Les délais seront-ils respectés ? »
  • « Qui est responsable de quelle tâche ? »
  • « Quelles ressources peuvent être réaffectées ? »
  • Et bien d’autres encore…

Les fonctionnalités et principaux bénéfices d’un logiciel de gestion collaborative des projets et des tâches

Nous pouvons résumer les fonctionnalités et bénéfices de cette famille de logiciels en 3 grands axes :

Structuration des projets & des actions

Le premier atout de ces solutions est la structuration de projets et d’actions, autour d’entités hiérarchiques qui facilitent son organisation et sa coordination :

  • Les tâches (et sous-tâches) représentent l’unité de base du travail à réaliser, et sont associées à un collaborateur responsable de leur mise en œuvre, une durée, une date d’échéance et un statut
  • Les jalons constituent des dates butoir auxquelles des sections d’un projet doivent être livrées
  • Un projet regroupe un ensemble de tâches, qui peuvent être regroupées dans des volets thématiques
  • Des éléments d’information (commentaires, fichiers, liens..) peuvent être ajoutés aux différents niveaux hiérarchiques (projet, volet, tâche, sous-tâche) pour compléter les informations de base

Cette structure permet de représenter et d’organiser facilement l’ensemble des actions à mener, et de les répartir au sein de vos équipes en toute transparence. Elle permet aussi d’identifier et d’enregistrer les interdépendances entre les actions, pour assurer leur séquencement optimal. Enfin, elle facilite l’exploitation des informations partagées, car celles-ci sont présentées et consommées dans un contexte précis (par exemple une tâche en particulier) qui les rendent immédiatement plus compréhensibles (comparé par exemple à un email).

Données centralisées et partagées en temps réel

Certains des éléments cités plus haut sont courants dans les solutions de gestion de projet (par exemple Microsoft Project) et il est même possible de les créer de zéro via un tableur Excel bien conçu. Mais la solution de gestion de projets collaborative apporte le bénéfice spécifique du référentiel commun en temps réel : chaque mise à jour des informations renseignées dans le logiciel est instantanément disponible pour l’ensemble de l’équipe associée au projet / à la tâche en question, et peut être notifiée automatiquement aux collaborateurs, assurant que toute l’équipe reste bien en phase sur l’avancée du projet, le statut de chaque tâche, les responsabilités de chacun.

Cette synchronisation instantanée de l’information, combinée à sa structuration, donne à vos collaborateurs une meilleure visibilité sur leurs actions et leur contribution dans le contexte du projet de l’équipe, et leur permet donc de prioriser leur travail avec une plus grande autonomie. Et elle s’étend également aux membres du projet externes à votre organisation, grâce à la possibilité de partager un projet ou une tâche individuelle avec un ‘invité’ (prestataire, fournisseur, etc) .

Ergonomie optimisée pour la visualisation et la gestion des informations clés

Il s’agit là de l’axe le plus visible des logiciels de gestion collaborative des projets et des tâches : leur ergonomie moderne (bien souvent via une technologie web / SaaS) exploite la structure relationnelle des données renseignées pour proposer des interfaces utilisateur qui mettent en avant les informations clés pour différents types de questions :

  • Fiche Tâche où l’on retrouve l’ensemble des informations pertinentes et les liens vers les autres entités correspondantes (tâches avec dépendances, projet parent, sous-tâche..)
  • Fiche Projet avec les objectifs, les membres de l’équipe, les jalons clés, le statut macro
  • Feuille de route qui synthétise l’ensemble des tâches et jalons pour fournir une visualisation du projet simple à comprendre
  • Plusieurs types de rapports d’avancement, partagés avec l’ensemble de l’équipe pour qu’elle puisse s’appuyer sur un référentiel commun : tableau Kanban, diagramme de Gantt, vue calendrier, vue liste..
  • Des rapports d’avancement individuel pour aider chaque collaborateur à y voir clair sur sa charge de travail, ses priorités, ses échéances à venir

L’ensemble de ces vues sont mises à jour automatiquement par le logiciel, au fur et à mesure des saisies d’information par les collaborateurs. Le bénéfice est conséquent : il n’y a plus de goulot d’étranglement au niveau d’un chef de projet qui centralise toutes les mises à jour et leur diffusion, comme c’est le cas avec les solutions à base de fichiers statiques. L’équipe peut donc avancer beaucoup plus vite dans son travail.

A cela s’ajoutent des alertes et notifications (automatiques ou déclenchées par les collaborateurs), pour attirer l’attention de l’équipe sur des informations importantes (changements, blocages, échéances, retards, ajout d’un fichier..), permettant une priorisation optimale.

Enfin, les informations sont accessibles partout et tout le temps, grâce à une architecture web et, dans certains cas, des applications mobiles pour les usages en déplacement.

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Exemple de 2 logiciels très populaires pour la gestion de projets & d’actions

Illustrons l’étendue et la diversité de ce type de solutions avec 2 logiciels qui répondent très différemment au besoin de gestion collaborative : Trello et Wrike.

1. Présentation du logiciel Trello

Trello se démarque par une structure de l’information très simple, fondée sur des tableaux organisés en colonnes qui segmentent les projets ou les tâches par thème ou par statut d’avancement (sur le mode Kanban). Chaque colonne comporte une ou plusieurs ‘cartes’, et chaque carte comporte les éléments du projet (pour un projet simple) ou d’une action individuelle (pour un projet plus complexe). Chaque carte peut également comporter une ‘Checklist’, des fichiers, des commentaires et des tags.

Les collaborateurs peuvent être associés à une carte individuelle, un tableau, ou un groupe de tableaux, selon leur rôle dans le projet. Dans un tableau de type Kanban (comme l’exemple ci-dessus), l’utilisateur peut tout simplement faire glisser les cartes d’une colonne à une autre pour marquer leur progression.

Sa structure simple, avec peu de niveaux hiérarchiques, fait de Trello un outil très adapté pour la gestion de tâches ou les projets assez simples. Il a déjà été adopté par de nombreux dirigeants de PME pour sa rapidité de prise en main et sa simplicité d’usage, ainsi que son modèle freemium qui comporte un niveau d’entrée gratuit très satisfaisant.

2. Présentation du logiciel Wrike

Wrike est un logiciel + complet de gestion de projets. Il organise quant à lui vos projets par « espace », puis par « Projet » et « Dossier », qui peuvent être combinés pour créer une arborescence aussi fine que vous le souhaitez, car elle est illimitée.

Chaque Projet ou Dossier peut comporte des informations et des tâches. Chaque tâche comporte la description du travail à réaliser, des sous-tâches (si pertinent), les commentaires de l’équipe et les fichiers liés à la tâche, et les dépendances avec les autres éléments du projet.

Les projets, tout comme les tâches au sein d’un projet, sont présentés dans plusieurs vue complémentaires : Tableau Kanban (comme Trello) mais aussi Diagramme de Gantt, calendrier, liste, etc. Ceci permet de répondre à tous les besoins des collaborateurs en terme de format et de niveau de détail.

Les collaborateurs peuvent être associés à un espace, ou un projet, ou une tâche individuelle, permettant une granularité de partage très fine.

Enfin, Wrike permet à l’administrateur de chaque espace de configurer des rapports d’avancement customisés, qui peuvent être partagés ou non avec l’équipe.

Par sa flexibilité de configuration, sa multiplicité des vues et rapports, et sa gestion très flexible du partage de l’information et des droits, Wrike répond aux besoins liés à des projets plus complexes, avec un plus grand nombre de collaborateurs. Il est donc plus souvent choisi par des ETI ou grands groupes, mais il peut aussi être pertinent pour votre PME si vous souhaitez mieux gérer des projets complexes nécessitant un haut niveau de hiérarchisation et/ou de reporting.

Les facteurs clés du choix de votre logiciel de gestion collaborative des projets et tâches

Pour choisir l’outil de gestion collaborative des projets et tâches le plus adapté à votre organisation, nous vous conseillons de regarder les critères suivants :

  • L’outil correspond-t-il à votre mode d’organisation ? Le niveau de paramétrage possible, pour adapter l’outil aux spécificités de votre organisation (processus métier, taille des projets, taille des équipes, type d’intervenants externes..) varie beaucoup d’une solution à l’autre. Partez de vos projets les plus complexes pour vous assurer que l’outil pourra répondre à vos exigences les plus pointues (par exemple le nombre de niveaux hiérarchiques disponibles pour structurer vos projets).

 

  • Quelle est le niveau de maturité numérique de vos équipes ? Pour qu’il réussisse, l’outil doit pouvoir être pris en main facilement par vos collaborateurs. Favorisez une interface utilisateur suffisamment intuitive pour vos équipes. Les solutions les plus complètes et les plus flexibles sont aussi celles qui ont les temps de prise en main les plus long, et elles peuvent même nécessiter des formations. Il convient donc de trouver votre équilibre, selon le temps et les ressources que vous pouvez mettre en œuvre pour favoriser l’adoption de l’outil au sein de votre organisation.

 

  • De quels types de reporting avez-vous besoin sur vos projets ? Là aussi, on trouve des niveaux de prestation très différents entre les outils, depuis des rapports et vues standard, jusqu’à la création de rapports entièrement customisés.

 

  • Combien de projets ? Combien de collaborateurs ? Attention aux modèles tarifaires : certains sont basés sur le nombre de projets, et d’autres sur le nombre d’utilisateurs. Beaucoup offrent un niveau d’entrée gratuit mais avec des limitations sur les volumes de l’un ou l’autre.

Nos conseils pour un déploiement réussi

Du fait de son impact direct sur le travail au quotidien de vos équipes, nous vous recommandons une approche très inclusive du déploiement de ce type de logiciel, afin de favoriser son appropriation par vos collaborateurs :

  • Incluez des membres de vos équipes dès l’étape du choix du logiciel, pour vous assurer une bonne adéquation de l’outil avec les besoins mais aussi les compétences numériques de vos équipes.
  • Pour une solution offrant un bon niveau de flexibilité dans sa structuration, lancez d’abord 2 projets pilotes basés sur des structures différentes, pour identifier laquelle fonctionne le mieux auprès de vos équipes.
  • Une fois que vous avez acquis le retour d’expérience suffisant via les 2 projets pilotes, formalisez les bonnes pratiques que vous souhaitez étendre à l’ensemble de vos collaborateurs, pour maximiser les gains en productivité permis par le logiciel.

En abordant les 2 premiers piliers de la digitalisation du travail d’équipe, nous avons mentionné plusieurs fois le sujet du partage des fichiers. Si les outils de messagerie collaborative ou de gestion collaborative des projets et tâches permettent un 1er niveau de partage de fichiers au sein même de leur solution, ils s’appuient en fait le plus souvent sur des solutions tierces dédiées au partage de documents, avec lesquelles ils sont intégrés. Explorons donc maintenant ce 3ème pilier :  les outils de partage de documents.

III/ Digitaliser le travail en équipe avec un logiciel de partage de documents

Les enjeux de centralisation et de collaboration autour d’informations synchronisées en temps réel s’appliquent aussi aux fichiers eux-mêmes : l’essor massif des outils de partage de documents depuis les années 2010 témoignent de l’intérêt des entreprises pour les réponses qu’ils apportent à ces enjeux.

Les fonctionnalités et principaux bénéfices des logiciels de partage de fichiers

La valeur de ce type de solution peut se décomposer en 3 volets :

Stockage organisé dans le « Cloud »

L’hébergement des fichiers dans le Cloud (et non sur vos propres serveurs) supprime les limites locales liées aux capacités de stockage (de vos ordinateurs ou de vos serveurs) et permet une centralisation des fichiers numériques transverse à l’ensemble de votre organisation, quelle que soit son organisation géographique. Plus besoin de vous poser la question de l’emplacement de telle ou telle ressource, car tous vos fichiers sont désormais rassemblés en un seul endroit. On parle alors de « base documentaire » de l’entreprise.

Par ailleurs, la synchronisation en temps réel des fichiers suite aux modifications opérées par vos équipes (directement sur le cloud, ou bien sur à partir de leurs ordinateurs) vous garantit d’accéder toujours à la dernière version d’un fichier, évitant ainsi les pertes de temps et erreurs provenant d’une gestion silotée des fichiers. Cette synchronisation vous apporte également une plus grande traçabilité sur les documents (qui a changé quoi ? quand ?), pour mieux suivre les documents au fur et à mesure de leur cycle de vie.

Accès et partage sécurisés

L’accès aux fichiers est grandement facilité : application mobile, synchronisation avec votre ordinateur, intégration avec les solutions de messagerie ou gestion collaboratives, navigateur web, tous les canaux sont pris en charge pour amener les fichiers aux collaborateurs là où ils sont. Cette facilité d’accès est renforcée via l’interface utilisateur de l’outil, avec un moteur de recherche intelligent qui met en avant les fichiers les plus pertinents pour chaque collaborateur selon sa recherche mais aussi son activité sur les fichiers.

Et cet accès est bien plus sécurisé qu’avec un stockage local grâce à plusieurs dispositifs :

  • Chiffrement des dossiers stockés
  • Gestion centralisée des droits d’accès, avec possibilité de révocation immédiate
  • Copies de sauvegarde automatiques réparties sur plusieurs serveurs pour éviter tout risque de perte de fichier

 

Fonctionnalités collaboratives

La co-édition et la collaboration sur les documents est grandement facilitée, grâce à plusieurs fonctionnalités rendues possibles par la centralisation et les accès fluides aux fichiers :

  • Solutions bureautiques intégrées, pour la lecture et l’édition en ligne d’un grand nombre de types de fichiers
  • Synchronisation simultanée des mises à jour entre plusieurs utilisateurs
  • Gestion des équipes par dossier / par fichier
  • Options de partage des fichiers avec des tiers (par exemple, via un lien url)
  • Possibilité de commenter les fichiers
  • Flux d’activités lié à un fichier
  • Workflow de publication avec notifications aux collaborateurs selon leur rôle

Grâce à ces 3 volets fonctionnels, les logiciels de partage de documents apportent à vos collaborateurs une plus grande agilité dans la conception, l’accès et le partage des documents, pour une plus grande productivité à l’échelle de votre organisation. Fini les envois de fichiers par email qui ne sont déjà plus à jour quand ils sont ouverts par leurs destinataires, et qui sont naturellement dupliqués dès leur envoi.

Exemple de 2 logiciels très répandus pour le partage de documents

Illustrons maintenant ce type de solution avec l’offre professionnelle de 2 des précurseurs de cette catégorie : « Dropbox Business » et « Microsoft OneDrive for Business ».

1. L’interface de Dropbox

Interface utilisateur Dropbox

2. L’interface de OneDrive

Leurs interfaces utilisateur sont très semblables, avec une structure par dossiers et sous-dossiers, et un moteur de recherche transverse. Les 2 solutions permettent également de sélectionner quels fichiers synchroniser en local (sur votre ordinateur), et proposent toutes deux plusieurs modes de partage de fichier, dont le partage par lien, avec des contacts à l’intérieur ou à l’extérieur de votre organisation.

Les différences fonctionnelles clés résident en fait dans la visualisation et l’édition des documents :

  • Dropbox permet de visualiser un « aperçu » de nombreux types de fichiers, mais ne possède pas de logiciel d’édition en propre. Pour éditer un fichier dans Dropbox, il faut donc soit disposer du logiciel correspondant sur son terminal (ordinateur, tablette, smartphone), soit avoir connecté Dropbox à une solution d’édition en ligne adéquate. Par exemple, un fichier Excel peut être hébergé sur Dropbox mais ne peut être édité qu’avec le logiciel Microsoft Excel ou une licence Office 365.
  • Côté OneDrive, la solution est déjà intégrée à la suite bureautique de Microsoft, ce qui permet d’éditer les fichiers directement en ligne.

Les facteurs clés de sélection d’un logiciel de partage de documents

Comment identifier le meilleur logiciel pour vos besoins ? Voici les questions clés à vous poser :

  • Utilisez-vous déjà une suite bureautique qui inclut une offre de partage de fichiers ? C’est le cas par exemple avec Microsoft Office 365, ou Google Workspace (anciennement G Suite). Si oui, vous aurez avantage à utiliser la solution native car elle sera déjà intégrée à votre écosystème d’applications.

 

  • De quel espace de stockage avez-vous besoin, y compris dans un avenir proche ? Les prix de stockage sont en baisse constante, mais faites quand même une évaluation rapide du coût à prévoir selon la volumétrie de vos contenus, pour éviter les mauvaises surprises. La tarification peut changer beaucoup d’une solution à l’autre, en fonction du dimensionnement souhaité pour votre espace de stockage.

 

  • Sur quels types de fichiers votre organisation travaille-t-elle ? Il est important d’établir une liste exhaustive des types de fichiers avec lesquels vos collaborateurs travaillent, pour pouvoir sélectionner une solution qui les prend en charge. Attention à la différence entre l’affichage et l’édition de fichier, car certaines solutions pourront prendre en charge l’un mais pas l’autre, selon le type de fichier.

 

  • Quels sont vos besoins en co-édition de documents ? Certaines solutions sont bien plus poussées que d’autres sur ce volet (par exemple les logiciels de Microsoft et Google sont capables de vous montrer en temps réel les « édits » (modifications en cours) réalisés par différents collaborateurs sur un document simultanément).

Nos conseils pour un déploiement réussi

Ce type de solution est assez simple à déployer, car son interface utilisateur est très intuitive. Veillez néanmoins à suivre quelques bonnes pratiques pour assurer un bon taux d’adoption de l’outil par vos équipes :

  • Déployez une solution unique pour l’ensemble de votre organisation, afin de simplifier les actions de partage et de collaboration, et d’éviter toute duplication de vos fichiers.
  • Etablissez dès le début des règles claires sur ce qui peut ou ne doit pas être partagé avec des collaborateurs externes à votre organisation, afin de prévenir les risques de fuite d’informations sensibles
  • Définissez une logique générale et transverse de structuration des contenus adaptée au fonctionnement de votre organisation. Exemples de structures typiques : segmentation des fichiers par Fonction, ou par Client, ou par Projet. Une structure claire assurera une bonne cohésion des usages par l’ensemble de vos collaborateurs, et donc une plus grande productivité.

L’œil de DIGITALL Conseil

Cela a été l’enjeu de 2020 pour bon nombre de PME : comment améliorer, ou simplement rendre possible, mon travail en équipe à distance dans un contexte de télétravail « forcé » mis en place cette année. L’essor fulgurant de logiciels grand public comme Zoom ou Teams en est un exemple emblématique. Mais nous voyons bien qu’au delà d’une mise en place ponctuelle, il est important de réellement choisir les bons logiciels adaptés à son organisation, puis structurer leur mise en place pour une adoption pleine et entière par les collaborateurs.
Les enjeux auxquels répondent ces outils dépassent largement le contexte court terme du télétravail lié à la crise sanitaire : en structurant l’information et les échanges, en fluidifiant la création inter-équipes, en facilitant une communication centralisée autour de projets définis, ces 3 catégories de logiciels donnent aux collaborateurs les moyens de prendre en compte + rapidement et + efficacement les évolutions liées à leur environnement : pluralité des projets à gérer en parallèle, évolution du marché, demandes clients, ressources à dispositions, etc
Face à un environnement économique de plus en plus fréquemment disrupté, cette agilité organisationnelle devient plus que jamais indispensable au sein des PME.

Grâce au modèle SaaS (software as a service) permettant un déploiement rapide sans connaissances techniques poussées, les solutions de messagerie collaborative, de gestion de projet et de partage de documents sont devenues accessibles à toutes les organisations, y compris les PME. Celles-ci peuvent désormais s’en emparer pour opérer à armes égales avec les ETI et les grands groupes, et faire de cette agilité retrouvée un atout concurrentiel majeur.

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Maxime Mario
Directeur Associé DIGITALL Conseil. Après + de 15 ans d’expérience dans la structuration et la mise en place de projets digitaux au sein de marchés en profondes mutations (immobilier, assurances, etc), Maxime accompagne aujourd’hui les clients de DIGITALL Conseil dans la création, le pilotage et l’efficience de leurs solutions digitales. Formateur et intervenant, Maxime associe les théories du management de projet digital à son retour d’expérience terrain au quotidien.

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